Guide pour bien choisir son entreprise de routage postal

Homme lisant une lettre marketing

Malgré la digitalisation des entreprises, le routage postal est toujours une technique marketing plébiscitée par les entreprises pour prospecter et communiquer auprès de leurs clients. Cette technique marketing consiste à envoyer des lettres, flyers ou encore des catalogues à une base de contacts en personnalisant des informations de supports en fonction des données que l’on a sur les contacts. Cependant ces opérations s’avèrent très chronophages en interne (mise sous pli, affranchissement de chaque lettre à la main…), c’est pourquoi il est conseillé de passer par une entreprise de routage postal qui saura vous conseiller et vous faire gagner du temps et de l’argent sur votre opération.

Les principaux services des entreprises de routage

Pour mener à bien vos opérations de marketing direct, les prestataires de routage postal proposent une multitude de services. Voici les principaux dans l’ordre chronologique d’un projet de routage postal.

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Premièrement certains prestataires proposent l’impression des documents. Lettres, flyers, catalogues ou encore cartes postales avant d’envoyer les documents il faut les imprimer. Les prestataires les plus complets vous proposeront ce service avec un choix plus ou moins large de formats, qualités de papier et de personnalisation de vos supports de communication.

Deuxièmement, la réussite d’une campagne de routage postal dépend en grande partie de la qualité et de la pertinence du fichier de contacts. C’est pourquoi l’entreprise doit s’assurer que votre fichier est propre et prêt à être utilisé pour l’opération. Certains prestataires vous factureront une prestation supplémentaire en cas de non conformité du fichier contacts afin de le nettoyer et de le rendre utilisable.

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Troisièmement, l’ensemble des prestataires de routage vous proposeront la mise sous pli de vos documents avant envoi. Chaque document doit être placé dans une enveloppe ou dans un film plastique pour être envoyé. Il existe des disparités de capacité de mise sous pli entre les prestataires c’est pourquoi il faudra vous tourner vers un prestataire adapté si vous souhaitez envoyer des dizaines de milliers de documents rapidement.

Quatrièmement, un prestataire de routage de qualité vous accompagnera et vous conseillera dans le choix du produit d’affranchissement le plus adapté et le plus économique pour vous. Vous pouvez ainsi économiser jusqu’à 80% d’affranchissement en faisant les bons choix et en passant par une entreprise spécialisée.

Cinquièmement, après la mise sous pli le prestataire réalisera l’optimisation postale qui consiste à classer les lettres dans un ordre précis afin de faciliter la distribution de celles-ci par La Poste. L’ensemble des lettres sont ensuite déposées dans un centre La Poste avant d’être envoyées.

Pour finir une bonne entreprise de routage postal vous donnera la possibilité de suivre l’acheminement de vos envois en vous indiquant quand est ce que les lettres sont envoyées et quand est ce qu’elles seront reçues par vos contacts.

Il se peut également que certains prestataires proposent des services et produits complémentaires, susceptibles de vous intéresser si vous avez des besoins très spécifiques.

Lettres pour opération de routage postal

Les points de contrôle pour valider la fiabilité d’un prestataire de routage

Maintenant que vous connaissez l’ensemble des services qu’une entreprise de routage postal doit proposer, il se peut que vous ayez encore du mal à choisir la meilleure entreprise pour vos opérations. Pour ne pas vous tromper, voici quelques points à vérifier avant de demander un devis à une entreprise.

Est ce que l’entreprise possède de bons avis clients ? Ces témoignages sont généralement le reflet de la qualité de prestation qui est proposée. Rendez-vous sur Google ou Trustpilot pour vérifier que l’entreprise a une note correcte et de bons avis clients.

Est ce que l’entreprise peut réaliser votre opération dans les délais que vous souhaitez ? N’hésitez pas à demander directement si les délais peuvent être respectés, des retards peuvent mettre en péril la performance de votre opération marketing.

Est ce que les tarifs vous paraissent cohérents ? Les prix des prestations de routage peuvent varier suivant le prestataire. A vous de réaliser plusieurs devis pour vous assurer que les tarifs qui vous ont été proposés sont cohérents par rapport à votre opération et aux prix pratiqués sur le marché.

Le devis pour une opération de routage postal

Une fois les bons prestataires de routage postal identifiés vous pouvez demander des devis pour comparer les tarifs et faire votre choix. Les devis de routage postal comportent forcément les mentions suivantes :

  • Le coût total de la campagne
  • Le coût unitaire par document envoyé
  • Le format et le type de papier utilisé (si le prestataire réalise l’impression pour vous)
  • Les délais proposés : combien de temps prend chaque étape du processus (impression, mise sous pli, dépôt en poste etc)
  • Les conditions générales de vente : quel est le cadre du devis et quelles peuvent être les conditions qui influent sur la réalisation de celui- ci.

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour bien choisir l’entreprise de routage postal qui réalisera vos futures opérations de marketing direct.

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