L’organisation des séminaires en entreprise s’inscrit dans le cadre du renforcement des liens entre les collaborateurs, les partenaires et les salariés. Ce genre de rendez-vous peut répondre à plusieurs objectifs, mais dans l’ensemble, la cohésion de l’équipe reste de mise. Cela étant, l’organisation d’un séminaire d’entreprise ne doit pas se faire au hasard. En fonction des enjeux de l’activité et des valeurs de l’entreprise, il y a certaines règles à respecter. Le point ici !
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Fixer un objectif pour le séminaire
Pour réussir un séminaire d’entreprise, le premier pas est de définir un objectif clair. En effet, une telle rencontre demande un certain temps de préparation et de l’organisation. Ainsi, pour identifier le but du séminaire, il faudra tenir compte des participants et de leur titre. Par exemple, dans le cadre d’un séminaire à Chantilly, l’objectif peut être différent de celui d’un séminaire dans une autre ville.
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Dans tous les cas, le séminaire d’entreprise sera toujours un bon prétexte pour regrouper tous les salariés et collaborateurs d’une société. Pourquoi ne pas alors en profiter pour faire un bilan sur l’entreprise, en l’occurrence, les objectifs atteints et ceux qui ne le sont pas. De nouveaux enjeux peuvent aussi être abordés dans le cadre d’un séminaire d’entreprise.
Pour établir un objectif clair pour votre séminaire d’entreprise, faites une réunion en amont avec votre direction. Vous pourrez ainsi définir clairement, les points à aborder au cours de la rencontre. Assurez-vous cependant de prendre en compte, la vision globale de votre société. Au besoin, faites-vous conseiller par des experts à l’instar de Chantilly Event.
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Définir un budget
Comme pour toute organisation, un séminaire d’entreprise nécessite un budget. Faites alors des prévisions raisonnables afin de définir un coût pour l’activité. Pour cela, faites une étude comparative des prix de chaque prestataire qui interviendra sur le séminaire. Entre autres, prévoyez un montant pour la location de salle et un autre pour le traiteur si vous avez prévu un apéro après le séminaire pour les participants.
Les prestations des ingénieurs de son, des logisticiens, des décorateurs et autres ne sont pas non plus gratuites. Veillez alors à inclure le coût de leurs services dans votre budget prévisionnel. Par ailleurs, certaines agences spécialisées dans l’événementiel proposent des services tout compris.
Généralement, vous aurez droit auprès de ces agences à des salles équipées qui ne nécessitent plus l’intervention des prestataires techniques. Cette solution peut être avantageuse en matière de prix, mais veillez à faire une bonne comparaison des offres en amont.
Le choix du lieu
Quelle que soit l’organisation que vous faites autour de votre séminaire d’entreprise, votre objectif ne sera pas atteint si vous ne choisissez pas un lieu attractif. Ainsi, veillez à retenir pour l’événement, une adresse à laquelle tous les participants peuvent se rendre facilement. Bien entendu, la taille de la salle doit aussi être prise en compte pour le choix.
Assurez-vous qu’elle pourra contenir l’ensemble des invités. A contrario, une salle trop grande pour un petit nombre de participants n’est pas conseillée. Quoi qu’il en soit, avec l’appui d’un organisateur de séminaires expérimenté comme Chantilly Event, vous saurez vous orienter pour le choix.
La gestion des invitations
Lorsque les participants au séminaire sont identifiés et qu’une date est retenue pour l’événement, vous devez envoyer des invitations aux concernés. Pour ne pas vous tromper, dressez une liste exhaustive des invités. Ensuite, faites parvenir par mail et/ou physiquement, une note d’invitation à chaque potentiel participant.
Dans le même temps, veillez à faire des relances périodiques pour ce qui est de la date et de l’heure retenues pour l’événement.
