Assistant virtuel : la fiche métier expliquée

Les nouvelles technologies de communications ont permis la création de nouveaux métiers. Parmi ceux-ci, existe l’assistant virtuel. En pleine expansion actuellement, cette profession séduit pas mal de personnes. On vous dit tout à propos de ce métier dans cet article.

Description du métier

Les missions d’un assistant virtuel sont diverses. Cela part de la production de contenus pour un site internet ou pour un blog, à la gestion de la comptabilité d’une entreprise en passant par la gestion d’agenda et du service client. En définitive, l’assistant virtuel exerce un métier de polyvalence et peut se voir attribué des tâches de différentes natures, selon ses compétences et son savoir fait.

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Bien sûr, vous n’êtes pas besoin d’être expert dans tous les domaines qui concerne la profession pour vous y lancer. En revanche, chercher à accroitre continuellement ses connaissances peut se révéler être un atout. Un assistant virtuel est donc dans la recherche perpétuelle du savoir pour améliorer la qualité de ses services et en offrir d’autres.

Voici quelques tâches que l’on attribue aux assistants virtuels :

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  • Saisie de donnée sur un back-office ;
  • Production de fiche technique ;
  • Planification d’évènement ;
  • Gestion d’appels téléphoniques.

Cette liste n’est pas exhaustive.

Ce qui rend encore plus impressionnant le métier d’assistant virtuel est qu’il peut être pratiqué depuis son domicile. Il suffit qu’il dispose des équipements et des moyens nécessaires, tels que la connexion internet, un ordinateur, un téléphone portable, etc.

Compétences requises pour devenir assistant métier

Comme vous l’avez certainement compris, les missions attribuées à un assistant métiers dépendent en grande partie de ses compétences. Plus elles sont nombreuses et plus l’assistant virtuel sera sollicité. Néanmoins, pour un début dans le métier, vous devez disposer de quelques acquis tels que :

  • La maîtrise de l’outil informatique: c’est la première compétence recherchée chez un assistant virtuel. Tout se fait à partir d’un ordinateur et si vous ne savez pas comment vous en servir, vous ne pourriez en aucun cas, servir vos clients ;
  • La maîtrise parfaite de la langue : Vous devez avoir un niveau de langue élevé, et savoir parler la langue du public cible de l’entreprise avec laquelle vous collaborez. Cette dernière peut se trouver en France comme à l’étranger ;
  • La maitrise de l’art de parler, à l’écrit ou à l’oral : Ci-dessous, on a évoqué les missions d’un assistant virtuel et la rédaction de contenus pour un site ou un blog s’y trouve. Pour exceller dans ce domaine, vous devez connaitre les bases de l’écriture et séduire le public visé par votre entreprise employeur. Aussi, a-t-on évoqué parmi les missions d’un assistant virtuel, la gestion d’appel téléphonique. Il est impossible que vous fassiez cela, sans connaitre les règles de communication orale.
  • La maîtrise des enjeux en cours dans le monde de l’entrepreneuriat : cela vous permettra de vous adapter aux réalités des entreprises avec qui vous aurez à collaborer ?
  • L’excelle dans la gestion administrative et le secrétariat 
  • La maîtrise des nouvelles technologies
  • L’excelle dans la gestion d’agenda en ligne et la planification.

Si vous ne disposez pas de ces compétences, faites-vous former pour acquérir de nouvelles connaissances.

virtuel la fiche métier expliquée

Comment devenir assistant virtuel

Il n’y a pas mille chemins pour dorer le blouson d’un assistant virtuel. Il faut se faire former et se lancer sur le marché à la recherche de clients. Lesquelles sont bien évidemment des entreprises.

Se faire former

En réalité, aucun diplôme ou aucune attestation de formation professionnelle n’est requis pour être assistant métier. Donc en théorie, vous n’êtes pas du tout obligé de vous faire former pour vous lancer dans ce métier tant que vous disposez des compétences qu’il faut. Seulement, dans ce cas, vous aurez du mal à trouver votre premier client.

Notez que le secteur d’activité qui vous intéresse est un terrain ravagé par la concurrence. De ce fait, les entreprises prises les collaborateurs les mieux qualifiés pour leurs confier les tâches d’un assistant métier. Vous n’aurez donc aucun poids si vous ne faites pas valoir une preuve de formation. Pour cela, et en plus dans le but de peaufiner vos connaissances, faites-vous former avant de vous lancer dans le métier.

En ce qui concerne la formation elle-même, il n’y a pas un module qui regroupe toutes les compétences d’un assistant virtuel. Vous devez donc vous faire former pour chaque compétence requise.

Trouver son premier client

Il existe plusieurs plateformes qui mettent en relation les entreprises et les freelances. Il serait convenable pour vous de vous y inscrire et de commencer à rendre de petits services tout en créant une réputation et en obtenant des témoignages positifs. Une fois que vous une réputation solide, commencez à créer votre offre et mettez-les sur le marché. Encore une fois, vous devez penser à la concurrence. Observez bien ce qui se passe autour de vous pour rendre votre offre plus attractive.

Fidéliser ses clients

Une fois que vous avez décroché votre première grosse collaboration, faites tout pour garder celle-ci. Mais en même temps, recherchez d’autres. Fidéliser ses clients revient à les séduire à travers la qualité de ses services. Si vous atteignez ce but, vos clients vous recommanderont à d’autres et votre réputation grandira d’elle-même.

Les outils indispensables pour un assistant virtuel performant

Lorsque vous devenez un assistant virtuel, pensez à bien choisir vos outils pour garantir la rapidité du système.

Pratiquement toutes les activités liées au métier d’assistant virtuel se déroulent en ligne. Pensez à avoir une connexion Internet rapide et stable pour travailler facilement sans interruption ou perte de données. Optez pour une connexion haut débit fiable offrant à la fois stabilité et sécurité.

  • Outils collaboratifs : Pour faciliter votre travail collaboratif avec vos clients situés à distance, choisissez des outils qui permettent le partage en temps réel tels que Google Drive ou Dropbox.
  • Gestionnaire de projet : Asana ou Trello sont deux exemples parfaits d’outils gratuits pour gérer les projets entre plusieurs personnes simultanément. Vous pouvez y ajouter des tâches, les assigner à chaque membre de l’équipe et suivre leur avancement tout au long du projet.
  • En fonction de votre spécialisation en tant qu’assistant virtuel, vous aurez besoin d’utiliser des logiciels spécifiques dédiés afin d’assurer la réussite de vos missions. Par exemple, si vous travaillez sur la gestion comptable, pensez à bien préciser que ces outils évoluent constamment en termes d’efficacité. De ce fait, il ne faut pas hésiter à se mettre régulièrement à jour avec les nouvelles fonctionnalités proposées par chacun d’eux pour être toujours plus performant dans son travail quotidien.

    Les avantages et les limites de travailler en tant qu’assistant virtuel

    Le métier d’assistant virtuel offre de nombreux avantages, mais il présente aussi certaines limites. Voici un aperçu des avantages et des inconvénients liés au travail en tant qu’assistant virtuel.

    Travailler comme assistant virtuel présente de nombreux avantages pour les professionnels qui souhaitent travailler à leur propre rythme tout en profitant d’une grande flexibilité.

    Parmi les principaux atouts du métier, on peut citer :

    • Souplesse d’emploi du temps : En tant qu’assistant virtuel, vous pouvez organiser votre emploi du temps selon vos propres disponibilités.
    • Polyvalence : Le métier d’assistante virtuelle permet de changer régulièrement d’environnement professionnel grâce aux différentes missions confiées par les clients.
    • Aucun engagement permanent avec un employeur unique : Vous êtes libre de décider avec quel client vous souhaitez travailler sur une période donnée ou non.
    • Lieu flexible : Vos missions peuvent être effectuées partout dans le monde, ce qui permet une plus grande liberté géographique sans affecter la qualité du travail fourni.

    Le travail en tant qu’assistant virtuel peut aussi poser certains problèmes tels que :

  • Isolement : Le travail à distance peut souvent être solitaire et isolant, puisque vous ne travaillerez pas dans un bureau avec d’autres collègues.
  • Limites de la relation client : Votre relation avec vos clients se fera principalement en ligne. Il est possible que les interactions soient plus limitées et moins informelles par rapport à celles des agents physiques qui travaillent en face-à-face.
  • Baisse de productivité : Le travail à domicile peut aussi entraîner une baisse de productivité si vous n’êtes pas bien organisé ou si vous avez du mal à respecter les délais impartis.
  • Gestion financière difficile : En tant qu’assistante virtuelle indépendante, il faut gérer efficacement ses finances. Les factures peuvent prendre du temps pour être réglées, ce qui peut impacter votre trésorerie. Il faut donc prévoir l’épargne nécessaire pour faire face aux imprévus.
  • Comme tout métier, le rôle d’assistant virtuel présente des avantages mais aussi des inconvénients. Ces derniers sont très largement surmontables grâce au professionnalisme et aux compétences acquises durant son parcours professionnel. Pour ceux qui cherchent une expérience professionnelle diversifiée ayant tendance vers la digitalisation accrue des activités commerciales, l’assistant virtuel constitue sans aucun doute une alternative séduisante pour toute personne souhaitant se lancer dans le freelancing.

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