Depuis quelques années, l’externalisation est une pratique qui rencontre un véritable succès auprès de nombreuses entreprises dans le monde. Il s’agit d’une solution qui consiste à déléguer certaines fonctions support à un prestataire externe. Découvrez ici les principaux avantages expliquant le succès de cette stratégie.
Plan de l'article
Pourquoi l’externalisation des fonctions support est-elle un atout pour votre entreprise ?
Les fonctions support sont l’ensemble des activités indispensables au développement de votre activité. Il s’agit notamment des tâches liées à l’administratif, à la comptabilité, à la communication, mais aussi celles en rapport avec le domaine de l’achat-vente. Bien que nécessaires, elles se révèlent souvent chronophages et peuvent être source de nombreuses dépenses.
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C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises font le choix de déléguer ces tâches à des prestataires spécialisés. L’externalisation vous permet principalement de gagner du temps, de réduire certains coûts et de gagner en flexibilité et en efficacité.
Le gain de temps
Aujourd’hui, toutes les entreprises se doivent d’optimiser leurs processus pour augmenter leurs performances et pour suivre le rythme des mutations économiques. De ce fait, vous devez vous concentrer sur votre cœur de métier afin de faire de votre entreprise une structure réactive et spécialisée dans son domaine. De cette manière, vous pourrez assurer la pérennité de votre société.
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Si, par exemple, vous optez pour une assistance administrative externe, vous n’aurez plus à vous occuper de répondre aux différents mails et appels téléphoniques. Tel un secrétaire polyvalent, un assistant administratif freelance est en charge de toutes les tâches administratives et de pré-comptabilité. Il peut s’occuper de l’achat des fournitures, de la gestion des plannings, des devis, etc.
Ces tâches souvent redondantes peuvent vous faire perdre un temps précieux, que vous pouvez utiliser pour améliorer vos services. Par conséquent, en choisissant d’externaliser certaines fonctions, vous pourrez plus facilement vous focaliser sur les problématiques les plus importantes et sur les tâches qui sont les vôtres.
La réduction des coûts
L’externalisation est une bonne solution pour réduire de nombreux coûts, notamment ceux en rapport avec l’embauche. À titre d’exemple, pour assurer votre service comptabilité, vous devez recruter un employé. Le processus de recrutement en lui-même peut générer des coûts additionnels tels que la publication de l’offre d’emploi dans les journaux.
En dehors de ces frais, l’embauche d’une personne implique une augmentation de vos charges salariales et patronales. Avec l’évolution des nouvelles techniques et des législations, vous devrez également envisager une formation pour que votre employé ait tous les outils nécessaires pour assurer à son poste.
Toutes ces dépenses pèsent lourd et peuvent fragiliser votre trésorerie, surtout si vous êtes une petite entreprise. En revanche, lorsque vous externalisez une fonction, tous les coûts sont à la charge du prestataire. En conséquence, vous réalisez d’importantes économies que vous pouvez utiliser à d’autres fins dans le but de développer la croissance de votre activité.
L’optimisation des fonctions support
Nous l’avons vu, les fonctions support sont indispensables à la gestion et au développement d’une entreprise. Avec l’externalisation, vous pouvez optimiser ces aspects de la vie de votre entreprise tout en restant concentré sur l’essentiel de votre activité. Les prestataires fournissent en effet des services qui peuvent vous apporter de nouvelles compétences.
Par ailleurs, puisque les fonctions support sont le cœur de métier des prestataires, ceux-ci mettent un point d’honneur à proposer des services de qualité. Les spécialistes travaillent en suivant les dernières pratiques du marché et les innovations du secteur. Cette expertise est particulièrement nécessaire pour les tâches liées à la gestion des ressources humaines, à la comptabilité et à l’administration.
Ces fonctions étant régies par des règles très strictes, il est important de disposer de connaissances précises dans le domaine pour éviter une situation de fraude, par exemple. De plus, une société spécialisée veille à ne pas commettre d’erreurs pouvant porter préjudice à votre entreprise.
Externalisez l’assistance administrative : une stratégie payante
La gestion d’une entreprise, quelle que soit sa taille, implique de nombreuses démarches administratives. Comme nous l’avons dit, avoir une assistance administrative peut vous aider à améliorer la gestion de votre secrétariat (courriers, appels, réclamations). En plus de cela, l’externalisation administrative présente divers avantages pour votre entreprise.
Renforcez votre pôle de ressources humaines
En tant que chef d’entreprise, vous devez veiller à fournir à vos équipes un cadre de travail adéquat pour booster leur productivité. De ce fait, l’une de vos obligations est de les payer sans retard. Toutefois, l’élaboration des fiches de paie est un processus qui peut vite se révéler délicat, car il faut prendre de nombreuses données en compte comme :
- les heures travaillées,
- les heures supplémentaires,
- les arrêts maladie,
- les absences…
Avec un assistant administratif, vous avez l’assurance que cette tâche sera exécutée dans les meilleurs délais. Au-delà de la gestion de la paie, un assistant administratif possède les compétences nécessaires pour gérer les relations avec le personnel et pour s’occuper des nouvelles recrues.
Vous pouvez lui confier l’envoi des documents obligatoires pour les mutuelles, les organismes sociaux, etc. En déléguant ces tâches, vous pourrez vous concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, notamment l’embauche de profils à haut potentiel.
Limitez le risque d’erreurs lors de vos déclarations fiscales
La plupart du temps, en raison d’une vitesse de traitement élevée, des étourderies peuvent être commises lors des déclarations fiscales. Ces erreurs peuvent avoir des conséquences désastreuses sur la gestion de l’entreprise. De plus, la fiscalité est un domaine qui évolue très souvent. Il faut donc veiller à se tenir informé de toute modification des lois.
Pour éviter toute situation délicate et développer votre activité en toute légalité, l’externalisation administrative est une excellente option. Un prestataire externe est généralement spécialisé dans le domaine et il est en mesure de vous accompagner efficacement. Il veillera à respecter les délais imposés par les organismes afin de vous éviter d’éventuelles amendes.
À quelles entreprises s’adresse l’externalisation ?
L’externalisation est une pratique qui peut concerner un grand nombre de services d’une entreprise. Par conséquent, elle s’adresse à la grande majorité des sociétés, et ce quel que soit leur domaine d’activité. Les PME (petites et moyennes entreprises), les grandes entreprises, les entrepreneurs et même les centres de formation peuvent recourir à cette solution.
De manière générale, les PME sont les principales structures ayant recours à l’externalisation, surtout pour la gestion administrative. En effet, si vous dirigez une société à taille humaine, vous avez de grandes chances d’être dépassé par l’exigence et les coûts liés à un département administratif. Vous pouvez également recourir à l’externalisation pour intégrer des modes de communication digitaux à vos process pour développer votre clientèle, par exemple.
Les grandes entreprises, elles, peuvent profiter de l’externalisation pour réduire les coûts en rapport avec le recrutement de personnel, notamment en période de pic d’activité. Contrairement aux jeunes recrues qu’il faut éventuellement former, les prestataires externes sont des professionnels qui peuvent répondre aux besoins de votre société sans délai.
Dans le cas où vous êtes un entrepreneur, déléguer certaines tâches est une véritable solution pour réduire votre stress. Cela vous aide aussi à mieux contrôler vos dépenses. L’externalisation est particulièrement utile pour la gestion de vos comptes professionnels et pour éviter les amalgames avec votre compte personnel.
Les centres de formation, quant à eux, peuvent profiter de l’externalisation sur plusieurs plans. D’une part, ils peuvent bénéficier d’une offre pour faciliter leur gestion administrative. L’assistant pourra ainsi s’occuper d’éditer les conventions, s’assurer de la coordination dans les dossiers et de la logistique des sessions. D’autre part, un centre de formation peut faire appel à une entreprise spécialisée dans le digital pour optimiser ses processus de gestion et de vente. Les professionnels peuvent aider à mettre en place des tableaux de bord afin de faciliter la gestion des sessions et du personnel du centre.
Ainsi, l’externalisation est une solution particulièrement avantageuse pour les professionnels souhaitant gagner en efficacité tout en faisant des économies sur des postes support. Il convient tout de même de veiller à bien choisir son prestataire pour profiter des meilleurs services.
