Dans une entreprise, dès lors que l’on recrute du personnel ne serait-ce qu’un, on doit penser à sa paie. Car tout travail mérite un salaire et plusieurs éléments entrent en ligne de compte dans l’élaboration d’une fiche de paie. Une entreprise qui n’a pas fait recours à l’externalisation de sa gestion de paie doit avoir un logiciel de gestion de cette dernière. Ainsi, le département qui a la charge des salaires sera plus efficace. Il ne suffit pas d’en posséder un, mais d’avoir celui qui correspond à vos besoins du moins ceux de la société et selon le secteur d’activité. Au travers de cet article, nous vous guiderons vers l’outil adapté à vos exigences.
Plan de l'article
- Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de paie ?
- Les critères de choix d’un logiciel de gestion de paie
- Les conseils indispensables dans le choix de votre logiciel
- En conclusion
- Pourquoi utiliser un comparatif de logiciels de paie ?
- Les avantages d’un logiciel de gestion de paie en ligne
- Comment assurer la sécurité de vos données sensibles avec un logiciel de gestion de paie ?
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de paie ?
La gestion de la paie est une activité assez complexe. Un salarié qui reçoit une fiche de paie toute faite ne se doute sûrement pas du travail qui a été fait en amont. Le gestionnaire du département de la paie fait face à plusieurs tâches qui impliquent des calculs simultanés entre les éléments imposables ou non imposables, les charges salariales /patronales et les taxes. Il se doit en parallèle de respecter les réformes selon le secteur d’activité, qui sont en évolution. L’élaboration des fiches de paie par le biais d’un bon logiciel de gestion de paie est améliorée et, le risque de confusion est amoindri. D’où l’importance d’avoir les informations nécessaires avant de choisir votre logiciel. Pour une gestion de la paie de manière efficace et bénéfique, faites un tour sur cette page et commandez votre logiciel.
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Les critères de choix d’un logiciel de gestion de paie
Pour enfin choisir votre logiciel de gestion de paie, faites une liste de paramètres importants en rapport avec votre entreprise. Voici une liste non exhaustive, mais qui détient les critères phares pour vous guider. En tête de liste on retrouve le type de logiciel, soit une application en ligne soit en monoposte ou encore multipostes. Définissez ensuite les fonctionnalités désirées, le niveau de sécurité des données et leur traitement et le prix de préférence en option d’abonnement. La liste se poursuit avec le service d’assistance par un conseiller et le partage des informations traitées vers un autre département tel que la comptabilité, qui prend le relais après traitement des éléments de salaire. Si vous êtes dans le besoin, il est donc possible que vous soyez face à plusieurs propositions de logiciel. A ce moment, le tri sera fait en fonction des supports proposés, les mises à jour, leurs fréquences et les formations.
Les conseils indispensables dans le choix de votre logiciel
La sélection d’un logiciel performant dans la gestion de la paie prend en compte les points suivants, qui vont être en appui sur ceux citer plus haut. Tout d’abord, il est conseillé de se renseigner sur l’éditeur du logiciel. Ce dernier doit être fiable et avoir des avis positifs sur la qualité de ses produits. C’est un point capital car il vous permettra de savoir si vous allez utiliser un logiciel correct dans l’ensemble et, que les mises à jour seront à la pointe des reformes à l’endroit de la paie. Un éditeur sérieux c’est aussi celui qui a une équipe d’assistants capable d’intervenir au moindre souci et qui assure une maintenance régulière du système installé. Autre chose, vous devez vous assurer que le logiciel soit simple d’utilisation et que son paramétrage sera en adéquation avec votre secteur d’activité et votre type de société, notamment la taille de l’entreprise. Enfin, votre logiciel doit répondre à vos attentes dans le processus de la paie, en partant de l’élaboration de la fiche de paie aux déclarations des cotisations sociales.
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En conclusion
Dès lors que votre entreprise est constituée et fonctionnelle, que vous déteniez au moins un salarié et que la gestion de la paie n’est externalisée, pensez déjà à votre logiciel de paie. S’y prendre en dernière minute peut vous garantir d’une gestion inefficace et le risque de se tromper est plus élevé dans ce cas.
Pourquoi utiliser un comparatif de logiciels de paie ?
Que vous soyez expert-comptable totalement indépendant, ou encore gestionnaire de paie au sein d’une très grande entreprise, il est fort probable que vous soyez missionné pour trouver le meilleur logiciel de paie à utiliser à un moment donné. Malheureusement, si vous ne savez pas vraiment comment vous y prendre, cela pourrait bien donner lieu à de très mauvaises surprises par la suite. Par conséquent, il est préférable d’utiliser un comparatif des logiciels de paie pour les raisons qui suivent :
Un gain de temps important
Avec un quotidien bien rempli, vous ne pouvez pas vous permettre de passer des heures entières à tester tous les logiciels de paie qui existent sur le marché à l’heure actuelle ! Heureusement, ces comparatifs en ligne vous permettront de gagner un temps conséquent…
Des informations mises à jour
Avec des informations qui sont toujours mises à jour avec le temps, vous pourrez être sûr et certain d’avoir à votre disposition les meilleurs logiciels de gestion de paie. Alors que ces derniers ne cessent d’évoluer depuis que de plus en plus de français se lancent dans le milieu de l’entreprise, il est fréquent de voir des fonctionnalités et des mises à jour apparaître sur ces logiciels de paie.
Les avantages d’un logiciel de gestion de paie en ligne
Que vous soyez une petite entreprise ou une grande société, la gestion de la paie est un élément clé dans le bon fonctionnement de votre activité. Effectivement, il s’agit là d’un processus complexe qui nécessite souvent beaucoup de temps et d’énergie à consacrer pour que tout se déroule correctement.
Les avantages des logiciels de paie en ligne
C’est pourquoi les logiciels de gestion de paie en ligne ont été créés : pour faciliter ce processus et permettre aux entreprises, quelle que soit leur taille, d’optimiser leur temps et leurs ressources. Voici quelques-uns des avantages offerts par ces outils :
L’accès à toutes vos données depuis n’importe quel endroit
Sans avoir besoin d’être sur place, vous pouvez accéder à toutes les informations dont vous avez besoin concernant la gestion des salaires. Vous pouvez aussi générer tous les documents obligatoires tels que les bulletins de salaire et les fichiers DSN (Déclaration Sociale Nominative) directement depuis votre interface web.
L’amélioration du suivi administratif lié à la paie
Avec un logiciel en ligne performant, plus besoin d’avoir recours aux traditionnels tableurs Excel compliqués à gérer ! Les calculs sont automatisés pour chaque employé avec un historique modifiable si nécessaire. Un gain de temps considérable aussi bien pour le suivi individuel des collaborateurs que pour l’établissement global du bilan social annuel…
Comment assurer la sécurité de vos données sensibles avec un logiciel de gestion de paie ?
Comment assurer la sécurité de vos données sensibles avec un logiciel de gestion de paie ?
L’utilisation d’un logiciel de gestion de paie en ligne vous permet d’optimiser votre temps et votre budget, mais cela peut susciter des craintes sur la protection des informations confidentielles. Voici donc quelques conseils pour garantir la sécurité maximale de vos données :
Vérifiez les certifications des prestataires
Pour être sûr que le fournisseur choisi est fiable sur ce plan-là, assurez-vous qu’il dispose d’une certification attestant du respect des normes RGPD (Le Règlement Général sur la Protection des Données). Cette nouvelle réglementation européenne impose aux entreprises qui traitent ou stockent des informations personnelles une obligation renforcée en matière de transparence et de protection.
Mettez à jour régulièrement vos mots de passe
Des identifiants et mots de passe complexes sont à privilégier : mélangez majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux afin qu’ils soient plus difficiles à deviner. Pensez aussi à changer régulièrement ces derniers tout au long de l’année.
Sauvegardez systématiquement toutes vos données
Cela évite toute perte définitive si vous subissez d’éventuelles cyberattaques ayant entraîné un effacement accidentel ou une altération malveillante. Certains logiciels de dispositions sont automatisés quotidiennement pour assurer cette fonctionnalité.
Utilisez un logiciel de gestion de paie disposant d’un système d’authentification à double facteur
Ce processus ajoute une couche supplémentaire de sécurité, en demandant par exemple la saisie d’un code reçu sur l’ordinateur personnel ou le téléphone portable avant toute connexion.
En suivant ces règles simples, vous pouvez avoir confiance en votre logiciel de dématérialisation de bulletins de salaires. Il faut que les entreprises qui manipulent des informations sensibles telles que celles liées aux salaires soient extrêmement vigilantes et prennent toutes les mesures nécessaires pour protéger leurs données. Les conséquences sont bien trop importantes sinon !
