En tant que chef d’entreprise ou planificateur d’événements, le choix d’une salle de réunion d’affaires est une des décisions les plus importantes à prendre. Cette sélection doit se faire suivant divers facteurs spécifiques. Quelle est la procédure à suivre pour choisir le lieu idéal pour une réunion d’affaires en région Rhône-Alpes ?
Plan de l'article
- Définir clairement les objectifs de la réunion d’affaires
- Prendre en compte l’ambiance que vous souhaitez instaurer
- S’assurer de l’accessibilité des lieux
- Vérifier la disponibilité des équipements modernes dans la salle de réunion
- Considérer les offres de restauration et de boissons
- Visiter et évaluer les lieux
Définir clairement les objectifs de la réunion d’affaires
Avant même de commencer la recherche de lieux pour votre réunion d’affaires en région Rhône-Alpes, vous devez clairement définir les objectifs de cette dernière. Prenez en compte le public, le thème, le programme et le format de l’événement. Basez-vous également sur le nombre de personnes qui doivent assister à la réunion.
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Vous devez par ailleurs définir les préférences et besoins spécifiques des participants. Vous pouvez par exemple opter pour une salle de réunion face au lac d’Annecy.
Considérez aussi vos exigences techniques, logistiques et en termes de restauration.
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Le budget doit entrer en ligne de compte. Combien pouvez-vous vous permettre de dépenser pour l’organisation de votre réunion d’affaires en région Rhône-Alpes ? La réponse à cette question vous aidera à faire un choix rationnel.
Prendre en compte l’ambiance que vous souhaitez instaurer
Dans la région Rhône-Alpes, les possibilités de lieux sont nombreuses pour l’organisation d’une réunion d’affaires. Vous devez alors savoir exactement l’ambiance que vous souhaitez créer pour faire le choix idéal.
Si vous avez besoin d’une mise au vert par exemple, recherchez un endroit outdoor avec de la verdure et des arbres autour. Si vous souhaitez un endroit original pour votre réunion d’affaires, optez pour des adresses insolites : châteaux, bateaux, yourtes…
Laisses libres cours à votre imagination et incitez vos collaborateurs à participer au choix du lieu pour la réunion.
Les salles de conférence et de réunion des hôtels sont idéales si vous voulez apporter de la modernité à votre décor.
S’assurer de l’accessibilité des lieux
Quand vous choisissez un lieu pour la réunion d’affaires de votre entreprise, vous devez vous assurer que ce dernier est facilement accessible pour tous les participants. Vérifiez alors que les transports publics desservent l’endroit choisi.
Si ce n’est pas le cas, vous devez fournir à vos collaborateurs des indications et des instructions précises afin qu’ils puissent se rendre sur le lieu de la réunion sans stress ou confusion.
Gardez à l’esprit qu’un endroit difficile à trouver peut décourager les participants du séminaire et avoir un impact négatif sur votre événement.
Vérifier la disponibilité des équipements modernes dans la salle de réunion
La majorité des entreprises utilisent aujourd’hui des équipements modernes et high-tech pour leurs séminaires et éventuellement professionnels. Lors du choix de votre lieu de réunion, optez pour des salles qui sont équipées de divers accessoires haut de gamme. Cela vous permet à vous et à vos collaborateurs de gagner en interaction et en compétitivité.
Parmi les équipements qui doivent être présents dans votre salle de réunion d’affaires, on distingue le vidéoprojecteur interactif avec lequel vous pouvez transmettre directement du contenu sur tous les supports numériques.
Assurez-vous également de la disponibilité de tablettes connectées tactiles. Pendant votre réunion d’affaires, ces équipements vous permettent de partager facilement des informations avec les participants et de communiquer à de longues distances.
Considérer les offres de restauration et de boissons
La restauration et le rafraîchissement sont des éléments importants pour votre réunion d’affaires en région Rhône-Alpes. Ce sont des détails qui retiennent l’attention et l’appréciation des participants.
La majorité des espaces professionnels proposent un service de restauration sur place. Vous avez aussi la possibilité de demander des options supplémentaires pour couvrir les besoins alimentaires de tous les participants. Dans la mesure du possible, recourez à un service de livraison.
Renseignez-vous sur la possibilité d’accueillir des personnes qui souffrent d’allergies alimentaires ou qui suivent des régimes spéciaux. Demandez également aux responsables de la salle de réunion s’il est possible de servir des boissons alcoolisées.
Assurez-vous par ailleurs que les responsables du lieu que vous choisissiez peuvent gérer des demandes supplémentaires de dernière minute des participants.
Visiter et évaluer les lieux
Lors du choix du lieu de votre réunion d’affaires en région Rhône-Alpes, ne vous contentez pas des images disponibles sur internet. Rendez-vous directement sur les lieux pour bien cerner l’endroit.
Rencontrez le personnel du site et posez le maximum de questions sur leur politique, procédures et modes de fonctionnement. Vérifiez également la propriété des lieux, la fonctionnalité et la flexibilité des différentes options.
Négociez et confirmez enfin le contrat de réservation du lieu pour votre réunion d’affaires. Lisez toutes les clauses pour bien comprendre les tenants et aboutissants.
