Les achats hors-production, qui permettent de faire fonctionner l’entreprise dans sa globalité, sont indispensables mais souvent mal gérés. Variés et dispersés dans de nombreux services différents, la visibilité sur ces achats est souvent limitée. Il existe pourtant des axes d’amélioration à mettre en place pour parvenir à une gestion optimisée de ces achats indirects, qui constituent un véritable gisement d’économies.
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Achats indirects : une immense source d’économies pour l’entreprise
Au sein de toute entreprise, on distingue deux grandes catégories d’achats : les achats directs (ou de production) et les achats indirects (ou hors-production). Ces derniers regroupent toutes les natures de biens et services achetés par l’entreprise mais qui n’entrent pas directement dans le cœur de son activité. On classe donc parmi les achats indirects tous les achats faits en dehors du système de production. Il peut s’agir par exemple des fournitures de bureau, du matériel informatique, des services d’entretien, des prestations intellectuelles, de frais de voyage et déplacements, etc.
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Ces achats indirects souvent éparpillés dans différents départements de l’entreprise font l’objet d’une gestion peu précise. En résultent des dépenses superflues dues à une politique d’achat globale non respectée. Sachant que les achats indirects représentent de 15 à plus de 25 % des dépenses d’une entreprise, la mise en place d’une gestion optimisée s’avère indispensable pour gagner en compétitivité.
Ces dernières années, le potentiel d’économies incarné par ces achats hors-production est de plus en plus pris en compte. Il est en effet possible d’actionner plusieurs leviers pour réussir à mettre en œuvre une politique Achats durable et fiable, permettant à l’entreprise de faire beaucoup d’économies sur ses achats indirects.
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Optimiser la gestion des achats indirects
Selon certains experts, une économie de 10 % sur les achats indirects mènerait à une augmentation d’au moins 50 % de la marge brute de l’entreprise. L’optimisation des achats indirects est donc l’un des axes stratégiques les plus importants à prendre en compte mais aussi l’un des plus faciles à concrétiser.
Pour obtenir une vision globale sur ses achats hors-production et ainsi mieux les maîtriser, il est tout d’abord nécessaire de faire réaliser un audit. Ce bilan permettra de définir précisément vos processus achats et de dresser un plan d’action en cohérence avec vos besoins et vos objectifs. Dans un second temps, il s’agira d’activer plusieurs leviers en commençant par :
- La rationalisation du portefeuille fournisseurs : ne garder que quelques fournisseurs fiables et proposant une large offre permettra de réduire les coûts de traitement et de mieux négocier ;
- La négociation des prix d’achat : via la mise en place de partenariats avec les fournisseurs sélectionnés ;
- Le pilotage des processus achats : grâce aux outils de dématérialisation, aux solutions e-procurement et de sourcing digital permettant de centraliser les dépenses.
Ces trois principales actions permettront d’obtenir une vision globale sur les achats hors-production tout en réduisant les coûts de traitement, en obtenant de meilleurs prix d’achats et en limitant les risques de doublons et d’erreurs. Il peut également être conseillé de mettre en place une solution de gestion partagée de l’approvisionnement, qui consiste à confier aux fournisseurs une fraction de la gestion des stocks.
Les étapes clés pour élaborer une stratégie d’achats indirects efficace
Pour élaborer une stratégie d’achats indirects efficace, plusieurs étapes clés doivent être respectées. La première étape consiste à analyser les besoins de l’entreprise en matière d’achats indirects. Il faut comprendre quels sont les produits/services concernés et comment ils contribuent au bon fonctionnement de l’entreprise.
La deuxième étape est celle de la définition des objectifs. Lorsque les besoins ont été clairement identifiés, il faut déterminer les objectifs que l’on souhaite atteindre grâce aux achats indirects. Cela peut inclure la réduction des coûts associés aux achats indirects, l’amélioration du processus ou encore la standardisation des procédures.
Vient ensuite la phase de sélection du prestataire, qui permettra à l’entreprise d’avoir un accompagnement sur mesure dans sa gestion des achats indirects. Le choix doit se faire selon différents critères tels que le savoir-faire du prestataire dans votre domaine d’activité et son niveau d’expertise en termes réglementaires.
Une fois le prestataire choisi, vient la phase cruciale où il faut mettre en place un plan d’action adapté pour optimiser ses achats indirects tout en tenant compte des contraintes budgétaires. Il faut mesurer régulièrement les résultats obtenus afin de s’assurer que ces actions répondent bien aux attentes initiales et qu’elles permettent une amélioration continue.
Ce n’est pas seulement bénéfique pour atteindre et maintenir vos objectifs, mais cela vous aidera aussi à identifier les zones d’amélioration potentielles et à ajuster votre stratégie pour maximiser l’impact de vos achats indirects.
Les outils indispensables pour mieux piloter ses achats indirects
Pour piloter efficacement sa stratégie d’achats indirects, l’utilisation d’outils adaptés est essentielle. Voici une liste non exhaustive des outils les plus utiles pour optimiser votre gestion des achats indirects.
Le système de gestion des contrats, qui permet de centraliser et de gérer tous les contrats passés avec vos fournisseurs. Il permet aussi un suivi régulier du respect des termes contractuels ainsi que la visibilité en temps réel sur les engagements financiers pris par l’entreprise.
L’e-procurement, logiciel aussi appelé plateforme collaborative B2B, facilite la mise en relation entre acheteurs et vendeurs grâce à une interface simplifiée et intuitive. Cette solution offre plusieurs avantages tels que la rationalisation du processus d’achat ou encore la possibilité de réaliser un benchmarking facilement.
Le logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) est aussi crucial dans ce processus car il va permettre aux différents services impliqués dans le processus achats (administration des ventes, approvisionnement, etc.) d’être connectés sur une même plateforme et ainsi avoir accès à toutes les données nécessaires au bon déroulement du cycle d’achat.
L’Intelligence Artificielle (IA) peut être utilisée pour aider à prendre de meilleures décisions lorsqu’il s’agit de négocier avec ses fournisseurs ou bien encore pour mieux prévoir les besoins futurs grâce à l’analyse fine des données collectées durant tout le processus.
Il est primordial de bien choisir les outils que l’on utilise pour mieux piloter ses achats indirects et ainsi maximiser leur impact sur la performance de votre entreprise. En utilisant ces solutions technologiques, vous gagnerez du temps et de l’efficacité dans la gestion quotidienne des achats tout en ayant une meilleure visibilité sur leur contribution à vos résultats financiers globaux.
