Un déménagement est une opération éprouvante. Il l’est d’autant plus quand il s’agit d’un bureau. Pour réduire les risques de stress et réaliser ce transfert dans de bonnes conditions, il faut tout planifier. Du choix du véhicule à l’emballage du matériel de bureau, tout doit être fait de façon méthodique. Pour un déménagement réussi de votre local professionnel à Lyon, voici les grandes lignes à considérer.
Plan de l'article
Soyez sûr de louer le bon véhicule pour le déménagement
Compte tenu de son lot de contraintes et de tracas, de nombreux chefs d’entreprise préfèrent faire appel à des professionnels pour effectuer le déménagement. Bien qu’elle vous décharge de certaines tâches contrariantes, cette solution peut s’avérer onéreuse. D’un autre côté, il serait pénible de faire de nombreux allers-retours en voiture ordinaire avec votre matériel et vos équipements. Une solution économique et rapide est donc la location d’un véhicule utilitaire. L’offre en matière de véhicules de location sur Lyon étant large, vous devez préalablement définir vos besoins pour faire une bonne affaire.
A lire en complément : Transformer un immeuble de bureaux en location touristique : notre guide
Avant d’entreprendre toute démarche de location de véhicule utilitaire, il est conseillé d’évaluer le volume de vos affaires. En prenant cette disposition, vous pouvez déterminer avec précision la capacité du véhicule dont vous avez besoin. Qu’il s’agisse d’une fourgonnette, d’un fourgon ou d’un camion, tous ces véhicules sont déclinés en plusieurs modèles avec des volumes de stockage différents. Pour transporter 50 à 60 cartons, optez pour la location d’un utilitaire de 6 m³. En revanche, si le volume des biens à transporter est important, choisissez un utilitaire de 12 m³ ou 14 m³.
Tous les véhicules utilitaires ne se valent pas. Certains sont dotés des dernières technologies en matière d’équipement. Si vous souhaitez avoir un niveau de confort élevé durant le trajet, ces utilitaires performants sont une solution de choix. Toutefois, il faudra débourser un budget important pour louer ce type de véhicule. Par ailleurs, assurez-vous de choisir des véhicules qui sont moins voraces en carburant. Les modèles à diesel sont les plus conseillés.
A lire aussi : Pourquoi créer un blog professionnel ?
Pensez à louer certains équipements spéciaux
Pour que tout se passe sans déconvenues, il est important de tenir une check-list. Celle-ci doit contenir tous les équipements nécessaires à la manutention des objets à déménager. On pense prioritairement à un diable ou à un chariot. Ce sont d’excellents outils qui facilitent le déplacement des objets lourds et volumineux. Ils vous évitent de tout porter si l’utilitaire ne peut pas se stationner à proximité de votre nouveau bureau. Robustes et pratiques, ils vous font économiser du temps et de l’énergie. Ces équipements sont efficaces pour arpenter des terrains en pente ou monter un escalier. Puisqu’ils sont déclinés en plusieurs modèles, vous n’êtes pas limité dans votre choix.
Certains objets, à cause de leur fragilité ou de leur taille, ne peuvent passer ni par les escaliers ni par l’ascenseur. Dans ces cas, il faut prévoir un monte-meuble. C’est le meilleur moyen pour préserver vos objets de grande valeur en parfait état. En plus de limiter les risques de casse, il vous évite les allers-retours interminables entre l’utilitaire et votre nouveau local professionnel. De plus, il permet de déployer moins de personnel pour la manutention de votre mobilier.
L’usage de cet appareil dépend toutefois de la place exploitable sur la chaussée au pied de l’immeuble dans lequel se trouve votre nouveau bureau. Dans le commerce, il y a trois types de monte-meuble. Le premier, qualifié d’échelle électrique, peut transporter une charge maximale de 250 kg. En ce qui concerne le second type de monte-meuble, le tracté, il peut contenir entre 250 et 400 kg. Le dernier modèle, l’autoporté, supporte une charge maximale de 600 kg.
Assurez-vous de bien emballer les objets et les équipements fragiles
Durant le trajet, toutes vos affaires sont mises à rude épreuve. Elles doivent être dans des conditions optimales pour bien supporter le voyage. Emballées dans des cartons d’excellente qualité, elles ne craignent aucun risque de casse. Pour cela, assurez-vous que les cartons choisis pour l’emballage de vos équipements sont solides. Vous pouvez les acheter dans les grandes surfaces ou vous en procurer auprès des sociétés de recyclage.
Des cartons consolidés à double cannelure aux cartons de penderie, il en existe de nombreux modèles. De même, ils sont déclinés en différentes dimensions, chacun avec un usage spécifique. En règle générale, il faut classer vos équipements par ordre de grandeur afin de connaître les tailles de carton à considérer. Les objets fragiles sont les premiers que vous devez emballer. Attribuez-leur un code couleur : rouge, bleu, vert, noir… Indiquez la couleur de votre choix sur tous les cartons qui renferment ces équipements. Cela permettra de les déplacer avec délicatesse pendant et après le déménagement.
Les objets peu fragiles peuvent être conservés dans des boîtes en plastique réutilisables si vous manquez de carton. En ce qui concerne le matériel informatique, il doit être gardé précieusement dans des cartons prévus à cet effet. Dans tous les cas, évitez de surcharger les cartons, car ils seront difficiles à manipuler et à charger. Pour autant, il ne faut pas laisser trop d’espace vide dans les cartons. Ils risqueraient de s’affaisser une fois montés les uns sur les autres. Au contraire, remplissez les espaces vides par du papier bulle.
Organisez le déménagement durant une période calme
Pour fixer une date de déménagement, il faut tenir compte de certains facteurs essentiels, notamment le préavis défini dans les clauses du contrat de bail de l’entreprise. En général, vous pouvez compter six mois pour déménager. D’après de nombreuses investigations des professionnels du secteur, le nombre de déménagements grimpe pendant la haute saison. Les services des agences de location de véhicules sont plus onéreux en cette période, car ils sont très sollicités.
Pour votre déménagement, préférez la période du printemps. Couvrant les mois de mars à mai, cette période est marquée par des conditions météorologiques favorables pour ce type d’opération. Sinon, optez pour un déménagement en basse saison, c’est-à-dire entre fin septembre et début décembre et de mi-janvier à mars. Durant cette période, les prix proposés par les agences de location sont plus alléchants.
Le seul bémol pour ces périodes vient des conditions météorologiques qui peuvent perturber votre déménagement. Il faut donc évaluer les risques avant de prendre cette initiative. Pour plus de tranquillité, organisez votre déménagement durant la semaine et non les week-ends. Idéalement, choisissez les jours en début de semaine comme le lundi, le mardi ou le mercredi.
