Quand donner une demande d’explication ?

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Le monde du travail soumet souvent les employés à des moments de tensions et de stress pouvant occasionner des erreurs d’exécution. Ces fautes, graves pour certaines, conduisent parfois les patrons  à émettre des demandes d’explication et prendre de difficiles décisions. Ainsi, vous désirez savoir quand peut être donnée une demande d’explication ? Pour obtenir des informations détaillées sur le sujet, il vous suffit de lire la suite de l’article.

Les situations nécessitant une demande d’explication

Le plus souvent, une demande d’explication survient lorsqu’un employeur se rend compte qu’un de ses salariés ne remplit pas ses obligations professionnelles. Cela peut aller d’une répétition d’absences injustifiées à des manquements aux règles de procédure. Les recours et conséquences diffèrent si légalement il s’agit d’une sanction ou pas, ou encore si cette sanction est simple ou lourde.

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En effet, d’après l’article L1331-1 du Code du travail, une demande d’explication peut être considérée comme une sanction disciplinaire à l’inverse d’une demande verbale. Écrite à un salarié jugé fautif dans l’exécution de son travail, le courrier de réponse à cette demande sera ensuite inséré dans son dossier personnel.

Les éléments à inclure dans une demande d’explication

Pour éviter tout litige, il est essentiel d’être très précis sur les termes choisis et rester toujours factuel sur les griefs exposés dans le courrier. De plus, il est préférable de faire la demande d’explication par une lettre recommandée avec accusé de réception. Quant à la façon de relater les faits, ils doivent être décrits aussi précisément que possible. Dans une demande vous devez donc indiquer les :

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  • éléments de contexte : dates, lieux, occasion (réunion, entretien individuel, rendez-vous extérieur, etc.) ;
  • moyens : mails, courriers, sms, discussion, etc.

Afin de bien rédiger une telle demande, commencez par un titre de civilité tel que Madame ou Monsieur. Si ce destinataire possède un titre particulier, vous vous devrez de le mentionner : Monsieur le Directeur général, Madame la Présidente du conseil d’administration, etc.

Les conséquences d’une demande d’explication

Relativement à l’article L. 1331-1 du Code du travail, une sanction est toute mesure prise par l’employeur suite à une faute commise par un salarié. Cette mesure peut être de telle sorte qu’elle affecte directement ou non la présence de l’employé dans l’entreprise, son poste, sa carrière ou son salaire. Toutefois, les simples observations verbales ne sont pas considérées comme des sanctions.

De ce qui précède, il ressort donc qu’une demande d’explications écrites peut être assimilée à une mesure à caractère disciplinaire. Et le salarié est contraint de répondre tout seul aux questions qui lui sont posées, le plus rapidement possible. Un procès-verbal contenant les demandes formulées par l’employeur et les réponses écrites par l’employé est inséré dans le dossier individuel de celui-ci. En cas de refus de s’exécuter après une mise en demeure, cela constitue un motif supplémentaire pouvant justifier une sanction plus ou moins lourde. Suivant la gravité des faits, le patron peut procéder à un simple rappel à l’ordre verbal jusqu’au licenciement pour faute grave.

Il faut tout de même noter que cette qualification de sanction disciplinaire implique un principe de non-cumul des sanctions. Ainsi, après consigne dans le dossier du salarié, l’employeur ne peut plus invoquer ces faits ultérieurement. Raison pour laquelle il est très important d’être précis et factuel sur les plaintes déposées.

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